Ketterää organisaatiota ei johdeta pelolla eikä tietoa keräämällä

Ketteryydestä on monta erilaista näkemystä ja useat näistä ovat vain näennäistä ketteryyttä. Jos organisaatiolla ei ole strategista ketteryyttä, toimii se hitaasti reagoiden tai liian nopeasti reagoiden, jolloin lopputulos on sama. Mitään uutta ei saada aikaan.

Liian nopeat päätökset

Yleisin vastaus kysymykseen ketteryydestä on se, että tehdään päätöksiä nopeasti. Tämä on muutamaa poikkeusta lukuunottamatta vastaus erityisesti kaikilla pienillä ja yrittäjävetoisilla organisaatioilla.

Isoissa organisaatioita ei pidetä ketterinä, koska päätöksenteko on hidasta. Vaikka päätöksenteko onkin hitaampaa kuin nopeasti päättävillä, toteutus ei välttämättä ole sen hitaampi. Yhtä kankea saadaan yhdistämällä nopea päätöksenteko ja hidas toteutus tai hidas päätöksenteko ja nopea toteutus. Hidas toteutus saadaan jo sillä, että on liian pienet resurssit.

Nopeasti päättävillä on haasteena jopa liian nopeat päätökset, jossa otetaan liian paljon tehtäviä liian pienillä resursseilla, jolloin toteutus hidastuu tai muutetaan päätöstä liiankin nopeasti, jolloin ei saada mitään aikaan – ei edes oppimista.

Epävarmuus vähentää ketteryyttä ellei jopa tapa sitä

Epävarma liiketoimintaympäristö saa aikaan sen, että halutaan kerätä lisää dataa ja tietoa päätöksenteon pohjalle. Erityinen haaste on täysin uusissa asioissa, joista ei dataa ole käytettävissä ja asiakkailta kysymällä voidaan vain epäillä vastauksia, koska kontekstistaan irrotettu kysely ei ole esim. aito ostopäätöstilanne. Kyselyn mukaan uudelle tuotteelle olisi kysyntää, mutta sitten ei olekaan, kun tuote on valmis. Missä meni vikaan?

Lisädatan kerääminen tuo vain hallinnan illuusion, mutta se ei muuta hankkeen riskitekijöitä mihinkään.

Datan kerääminen halutaan tehdä, koska päätöksen tekeminen epävarmuudessa on riski omalle työuralle. Mitä minulle tapahtuu, jos teenkin väärä päätöksen? 

Pelkkä päätöksenteon nopeus ei tee organisaatiosta ketterää

Emme kykene toteuttamaan nopeasti tehtyjä päätöksiä ja uusi ideoita ei saada markkinoille. Emme siis olekaan ketteriä toteuttajia vain nopeita päätöksentekijöitä. Miksi?

Tähän on muutama syy, joista ehkä yleisimpiä ovat:

  • Liian pienet resurssit toteuttaa päätöstä nykyisen liiketoiminnan rinnalla
  • Otetaan toteutukseen liian monta päätöstä samaan aikaan, jolloin kehitysresurssit eivät riitä (resurssien hallinta ei huomioi kuormitusta)
  • Tehtäviä ei ole priorisoitu
  • Ketterän toimintatavan riskinotto ei ole talousosastolla hallinnassa
  • Ketterää on vain tuotekehitys, mutta muu organisaatio ei ole ketterä

Mikä estää olemasta ketterä?

Ketterät toimintamallit on alunperin lähteneet ohjelmistopuolelta, jossa ketterä ohjelmiston kehittäminen on ollut käytössä oleva toimintatapa jo 20 vuotta.

Edelleenkin ketteryys nähdään vain tuotekehityksen toimintatapana. Tämä on virhe. Organisaatio ei ole ketterä vain tuotekehityksen avulla. Mukana pitää olla koko porukka.

Ketteryys on  koko organisaation toimintatapa, mutta haasteena on se, että varsinkin isoilla organisaatioilla on vakiintuneet prosessit, joissa ketteryyttä ei ole mahdollistettu.

Ketteryyttä ei voi liimata jäykän prosessin päälle.

Ketteryyttä estävät erityisesti markkinointi, myynti ja viestintä sekä talousprosessit. Toki johto ja johdon sitoutuminen on koko ketteryyden lähtökohta. 

Markkinointi alkaa, kun vielä riviäkään ei ole koodattu

Markkinointi on ensimmäinen toimenpide, kun aloitetaan tekemään jotain uutta. Toki tehdään segmentointia tms. taustatyötä. En tarkoita tätä vaan sitä, että markkinoidaan ulospäin tai oikeammin luodaan dialogia yleisön kanssa ennen kuin tuotetta on alettu edes kehittämään.

Luodaan ensin yleisö ja sitten vasta tuote.

Talous ja riskinotto ei ole ketterää

Talousprosessit on rakennettu hallitun riskinoton ja kirjanpidon näkökulmasta. Perinteisen päätöksenteon ja ketterän toimintamallin välillä on merkittäviä eroavaisuuksia, joten perinteisellä talousprosessilla, riskienhallinnalla ja -valvonnalla ei toteuteta mitään ketterästi. Varsinkin strategiselle ketteryydelle vuosibudjetointi on suorastaan myrkkyä.

Vähän parempaan päästään liukuvalla budjetoinnnilla esimerkiksi neljännesvuosittain. Edelleen liiketoimintaympäristö voi vaatia jopa nopeampaakin sykliä. Talous ja riskinhallinta tulee sopeuttaa liiketoimintaympäristön vaatimuksiin, mikä on osoittautunut hyvin vaikeaksi, koska taloutta sekä riskien hallintaa säätelevät pinttyneet käytänteet ja ulkoinen laskentatoimi siis kirjanpito ja tilinpäätökset.

Myynnin vakioprosessista oppimiseen

Myynti nähdään usein vakioprosessina, jossa myyjän ei tule oppia asiakkaasta vaan myyjälle opetetaan myyntivalmennuksessa mitä myydään ja miten myydään. Kun tehdään jotain uutta, ei vakioprosessia vielä ole. Myynnin pitää ketterästi oppia myymään.

Hankaluutena tässä on se, että puolivalmiin myynti on 100x vaikeampaa kuin valmiin tuotteen tai myydään sitä, mitä ei ole vielä edes aloitettu tekemään. Erityisen haastavan tästä tekee se, että pitää ketterästi oppia myymään uudella tavalla ja samalla tuote myös muuttuu jatkuvasti.

Vakioprosessia on vaikea toistaa samanlaisena, kun muutos on jatkuvaa. Tässä liikkuu sekä asiakas että tuote kehittyy jatkuvasti jopa uusiin suuntiin ja asiakasryhmiin.

Myynnissä tulee olla myös ketterä toimintatapa, jossa oppiminen on vahvasti mukana. Vakioprosessin toistamisesta myyjän pitää siirtyä oppimiseen asiakkaasta ja tuotteesta – molemmista yhtäaikaa! Tämä on uusi “vakioprosessi”, jossa oppiminen ja muutos on rakennettu toimintamallin sisälle. 

Päätöksenteon pelko on päätöksen tekemättä jättämistä

Palataan vielä päätöksentekoon, josta organisaation ketteryys lähtee. Kaikkien pahin ketteryyden este on päättämättömyys siis ei tehdä päätöstä vaan lykätään sitä “huomiseen”. Jos huomenna olisi varmempi olo, päätöksen voisi tehdä – mutta, kun ei ole. Olo vain pahenee joka päivä. 

On parempi tehdä väärä päätös tänään kuin oikea huomenna.  Jos huomenna todetaan, että väärä päätös on todella väärä, voimme tehdä uuden päätöksen.

Siirtämällä päätöstä aina huomiseen emme tee päätöstä koskaan. Vaikka näin kävisi tai siis usein käykin, että päätös on väärä, päätös ei ole täysin väärä. Väärä päätös sai aikaan toimintaa, toiminta mahdollisti oppimisen ja oppiminen lisäsi näkemystä tehdä oikea päätös.

Paras päivä tehdä päätös on tänään.

Täten väärä päätös ei ole väärä päätös lainkaan vaan oikean päätöksen ensimmäinen vaihe, jossa tehdään yleensä aina ensin vääriä päätöksiä.

Tee vääriä päätöksiä, jotta voit tehdä oikean päätöksen.

Väärä päätöksen tekemisen pelko

Organisaatioiden status quo johtaa siihen, että pelätään väärien päätösten tekemistä, vaikka väärät päätökset ovat oikean päätöksen siemeniä.

Mikäli pelätään, emme tee yleensä mitään ennen kuin pakon edessä.

Tällöin on käytössä ollut aika jo syöty ja väärä päätös on todellakin väärä, kun ei ole enää aikaa tehdä väärää päätöstä.

Kun vielä on aikaa, tee vääriä päätöksiä, jotta löydät oikea päätöksen riittävän aikaisessa vaiheessa. 

Väärät päätökset ovat oikean päätöksen siemeniä

 

Organisaation ketteryys on monen tekijän summa ja vain yksi sitä ei voi aloittaa.

Ensin kaikkien pitää päättää olla ketterä ja kaikkien pitää sisäistää, mitä ketteryys tarkoittaa. Isoin haaste koko organisaation ketteryydessä on se, että päätöksiä tulee tehdä kaikissa yksiköissä tuotekehityksestä viestintään ja taloudesta myyntiin. Eikä nämä päätökset voi olla ristiriidassa eikä ajallisesti eri aikaan. 

Työkaluja ketteryyteen on olemassa, mutta pelkät työkalut tuovat vain näennäistä ketteryyttä, jos vallassa on pelko epäonnistua.

Pelolla ei voi johtaa ketterää organisaatiota.

Ole rohkea. Tee väärä päätös tänään. Opi. Muuta. Tee uusi päätös. Olet ketterä.

Ketterää organisaatiota johdetaan tekemällä vääriä päätöksiä tänään. Huomenna tehdään taas uusia päätöksiä. Välissä opitaan tehdyistä päätöksistä.

Kirjoittaja

Jukka Ala-Mutka, TkT

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s